Quem contrata o espaço de um evento corporativo raramente decide pelo Instagram. O produtor, a agência ou o RH recebe um briefing com data, número de convidados e tipo de evento, monta uma lista de casas e precisa cortar essa lista antes de marcar visitas. Cada visita técnica é meio período no trânsito, para descobrir em dez minutos que o jardim é menor do que parecia na foto.

Um tour virtual para vender eventos corporativos entra nesse trecho: o produtor anda pelos ambientes quando quiser, descarta o que não serve e pede a proposta sem sair do tour. Este post é para quem vende eventos numa casa noturna, casa de shows, bar ou restaurante. Mostramos como funciona o painel de eventos do tour da Limelight, casa noturna na Vila Olímpia, em São Paulo, o que chega à equipe e o que o tour ainda não responde. O que o tour faz por bares, restaurantes e hotéis em geral está na página de tour virtual para hotéis e restaurantes.

O que o produtor quer ver antes da visita

A lista é prática. O produtor não está escolhendo uma noite; está desenhando um evento.

  • Onde cada coisa acontece. Onde fica a recepção dos convidados, onde é o palco ou a cabine, onde se monta o bar, onde se faz a premiação.
  • Os ambientes separados. Se há área para o jantar longe do som, um lounge para a diretoria, uma área externa para o welcome drink.
  • Circulação. Por onde o convidado entra, onde ficam os banheiros, como se chega ao andar de cima.
  • Cozinha. Se a casa tem estrutura para servir o cardápio do evento.
  • A cara da marca. Se a decoração da casa combina com o evento do cliente ou se vai precisar de cenografia.

O tour responde a quase tudo isso pelo que mostra. Na Limelight são 40 panorâmicas, da fachada aos banheiros, e o mapa da casa tem filtros para ambientes, bares e serviços, com banheiros, cozinha, entrada e fumódromo marcados.

O painel de eventos

O botão “Eventos” fica no cabeçalho durante toda a visita, e a tela de abertura tem a entrada “Eventos corporativos · Ambientes e proposta”. Os dois abrem um painel lateral com o título “Seu evento na Limelight” e uma frase de apresentação: uma casa noturna completa para confraternizações, lançamentos e festas de empresa.

Abaixo vem a lista de ambientes, escolhida para quem pensa em evento: pista, bares, camarotes, lounges, jardim e cozinha. Cada item tem a miniatura da cena, uma linha de descrição e o atalho “Ver ambiente”, que fecha o painel e leva à panorâmica. O jardim aparece como espaço a céu aberto para recepções; a cozinha, como estrutura própria para montar o cardápio do evento.

Jardim externo da Limelight à noite, com um caminho entre estruturas de bambu, folhagens e canteiros iluminados, e prédios ao fundo
Limelight · o jardim, apresentado no painel como espaço para recepções

O painel também tem lugar para os números que o produtor procura primeiro: capacidade da casa, da pista e dos camarotes. Na Limelight, esses campos estão vazios e, por isso, não aparecem. A regra do tour é simples: número só entra quando a casa confirma. Um painel sem capacidade é menos completo; um painel com capacidade errada gera um evento que não cabe.

Cozinha profissional da Limelight, com paredes de azulejo branco, bancadas e fogão de aço inox, coifa, panelas grandes, freezers e um carrinho de assadeiras
Limelight · a cozinha, uma das perguntas de todo produtor

O pedido de proposta

O botão “Solicitar proposta”, no alto do painel, desce até o formulário. A frase acima dele diz o que acontece: “Conte um pouco sobre o evento. A equipe da casa responde com disponibilidade e valores.”

Só o nome e o telefone são obrigatórios. O resto é opcional, para não travar quem ainda está no começo do briefing:

  • empresa;
  • e-mail;
  • data prevista;
  • número de convidados;
  • tipo de evento: confraternização, festa corporativa, lançamento ou ação de marca, premiação ou convenção, evento privado ou outro;
  • observações, com a sugestão “Horário, formato, algo especial…”.
Formulário Solicite uma proposta no painel de eventos do tour da Limelight, com a frase Conte um pouco sobre o evento, os campos de nome, empresa, WhatsApp ou telefone, e-mail, data prevista, número de convidados, tipo de evento e observações, quase todos marcados como opcionais, e o botão Enviar pedido
Limelight · o pedido de proposta, com o tipo de evento

Depois do envio, o visitante lê que o pedido foi recebido e que a equipe da casa entra em contato. Embaixo do botão, uma linha explica que os dados vão direto para a equipe da Limelight, só para responder àquele pedido.

O que chega à equipe de eventos

O pedido vira um e-mail para a equipe de eventos da casa. O assunto já organiza a caixa de entrada: “Evento corporativo”, o tipo de evento e o nome de quem pediu. No corpo vêm a empresa, o telefone com um link para abrir a conversa no WhatsApp, o e-mail, a data, o número de convidados, as observações, o idioma em que o visitante navegava e a hora do envio.

Se o visitante deixou o e-mail, responder a mensagem vai direto para ele. A equipe não copia dados de um sistema para outro, e o produtor recebe a resposta de quem vai cuidar do evento. Cada pedido também fica registrado numa tabela.

Conte que ambientes o seu espaço tem para eventos e quem recebe os pedidos de proposta. Respondemos em até 1 dia útil com uma proposta. Fazer orçamento

Como o tour encurta a visita técnica

Não prometemos menos visitas nem mais contratos: isso depende da casa, da data e do preço. O que o tour muda é o que acontece antes da visita.

  • A lista de casas fica menor. O produtor descarta, do escritório, o espaço que não tem área externa ou cozinha.
  • A visita técnica vira conferência. Quem já andou pelo tour chega com perguntas de operação: carga e descarga, energia, rider, horários. Não precisa descobrir onde fica o banheiro.
  • O cliente do produtor também vê. O botão “Compartilhar” copia o link da cena e do ângulo em que o visitante está. O produtor manda à diretoria o link do lounge que imaginou para o jantar, e a aprovação começa antes da visita.
  • O comercial da casa manda o tour pronto. O endereço com ?abrir=eventos entra direto no painel de eventos, sem passar pela abertura. Vai na assinatura de e-mail, na proposta e na página de eventos do site.
Bar Café no hall de entrada da Limelight, com balcão de madeira e tampo de pedra, moedores de café, uma estante triangular com grãos e xícaras sob o nome @limelightsp, o letreiro Bar Café pintado entre flores e quadros nas paredes
Limelight · o Bar Café, no hall de entrada, a primeira parada do convidado

Em inglês, para a empresa de fora

Lançamento de marca e convenção trazem gente de fora. O tour da Limelight troca para o inglês num toque, sem recarregar: o painel vira “Your event at Limelight”, o botão vira “Request a proposal”, os tipos de evento e os ambientes também mudam. O e-mail que chega à casa informa o idioma do visitante, para a equipe responder no idioma certo.

Tour 360° da Limelight em inglês, aberto no Pink Lounge, com o sofá curvo rosa e duas poltronas, o cabeçalho com Map, VIP boxes, Events e Directions, o seletor EN ativo e a galeria com os filtros e os nomes das cenas traduzidos
Limelight · Pink Lounge, a interface em inglês

O que medir

O tour registra no Google Analytics a abertura do painel de eventos, com a origem (abertura, cabeçalho, menu ou link), a abertura do formulário e o envio do pedido, com o tipo de evento. A casa enxerga quantas visitas chegam ao painel e quantas viram pedido. Quantos pedidos viram contrato fica no controle comercial da casa.

O que preparar para o tour do seu espaço

  • A lista de ambientes que entram num evento, com uma linha sobre o uso de cada um.
  • Os tipos de evento que a casa aceita, com os mesmos nomes que o comercial usa.
  • As capacidades confirmadas, por ambiente, quando a casa quiser mostrá-las.
  • Quem recebe os pedidos e em que e-mail.
  • Os caminhos do convidado: entrada, banheiros, escadas, área externa. Eles precisam estar na captura.

O roteiro completo de uma casa noturna está em tour virtual para casa noturna, e o formulário irmão, para quem vai à festa, em reserva de camarote pelo tour 360°. O que entra num tour personalizado está na página de tour virtual 360°. O tour é publicado em até 7 dias úteis depois da captura.

Quer vender eventos com o tour do seu espaço? Veja como trabalhamos com bares, restaurantes e hotéis ou fale com a gente pelo botão de WhatsApp no fim desta página.